El 1 de noviembre de 2023 desaparece la comúnmente llamada “Regla de los 10 días” para todos los usuarios que realizan trámites ante la EPO[1] (European Patent Office).

La “Regla de los 10 días”

Hasta ahora, todas las notificaciones por parte de la EPO realizadas tanto por servicios postales (Regla 126(2) EPC[2]) como por medios electrónicos (Regla 127(2) EPC), se consideraban entregadas al destinatario en plazo ficticio de 10 días naturales desde el día siguiente a la fecha impresa en la notificación. Esto beneficiaba a los solicitantes, que tenían 10 días adicionales para responder a las comunicaciones emitidas por la EPO que implicaban un plazo para responder (Artículo 119 EPC). A esto se le conoce como la “Regla de los 10 días”.

Por ejemplo, un documento con fecha del 10 de septiembre de 2023 en el que se indicaba un plazo de 2 meses para cumplir con un requerimiento se consideraba entregado diez días naturales después (20 de septiembre de 2023) y el plazo fijado empezaba a contar a partir de ese día. En este caso, el vencimiento sería el 20 de noviembre y no el 10 de noviembre, como cabría esperar.

Todo lo bueno se acaba

Para todos los documentos recibidos a partir del 1 de noviembre de 2023, ya no se aplicará esta regla, sino que la fecha impresa en la notificación será la que determine la fecha de inicio para calcular un plazo.

La razón que argumenta la EPO para abolir este recurso del que tantos solicitantes y Agentes Europeos de Patentes se han beneficiado subyace en la harmonización de los procedimientos relativos al cómputo de plazos entre la EPO y la WIPO[3] (World Intellectual Property Office) y en la transformación digital de la tramitación de los procedimientos en la Oficina Europea[4]. Hoy en día, el 99 % de los documentos emitidos por la EPO se envían por medios electrónicos. Además, esta práctica era confusa para los solicitantes fuera de Europa, dado que esto no ocurre en otras jurisdicciones.

El uso de sistemas digitales permite recibir la información el mismo día que se envía, y por este motivo, otorgar un plazo adicional estaría injustificado. De esta forma se eliminará además la confusión sobre cuándo aplicar la regla, dado que no aplicaba a todos los plazos establecidos por la EPO.

El cambio solo afecta a los plazos establecidos por notificaciones emitidas a partir del 1 de noviembre de 2023. Por lo tanto, los plazos derivados de cartas enviadas antes de esta fecha, pero que vencen después, no se verán afectados y la regla de los diez días seguirá aplicándose.

Una nueva forma de establecer la fecha de recepción de documentos: La “regla de los siete días”

Todavía hay usuarios que no reciben la correspondencia por vía electrónica o pudieran existir errores informáticos que provoquen que un documento se reciba excepcionalmente tarde. Por este motivo, la EPO va a implementar para todas las comunicaciones que emita a partir del 1 de noviembre de 2023 un sistema para no perjudicar a los solicitantes que reciban un documento excepcionalmente tarde.

a) Si un documento se recibe dentro de los siete días posteriores a la fecha indicada en la comunicación, el cómputo de los plazos se realiza respecto a esta fecha. Por ejemplo, si un documento está fechado el 5 de diciembre de 2023, y tiene un vencimiento para responder de dos meses, se recibe el 9 de diciembre (dentro de los sietes días posteriores a la fecha indicada en el documento), el plazo para responder vencería el 5 de febrero de 2024.

b) Si un documento se recibe más de siete días después de la fecha indicada en el documento, la diferencia en días entre cuándo se ha recibido el documento y los siete días de cortesía se añadirán al vencimiento. Por ejemplo, si en el caso anterior el documento se recibiera el 15 de diciembre de 2023, el plazo para responder sería el 8 de febrero de 2024.

c) Si no se llegara a recibir el documento, y la EPO no puede probar que se produjo la entrega, la comunicación quedaría invalidada y la oficina emitirá otra nueva.

En resumen, esta modificación simplifica el cálculo de los vencimientos y se harmoniza con el sistema PCT.

Más información en “Notice from the European Patent Office dated 6 March 2023 concerning amended Rules 126, 127 and 131 EPC”[5].